Télétravail : comment Thomas manage-t-il son équipe à distance ?

Thomas dirige une équipe d'une vingtaine de chefs de projet, qui sont chargés de gérer des projets techniques liés à la maintenance et aux équipements des chaudières dans une centrale EDF. Thomas et son équipe ont adopté Klaxoon pour se coordonner ensemble et favoriser un travail d'équipe efficace, même en travaillant à distance.

Il était très important pour moi d'avoir une plateforme commune sur laquelle nous pourrions nous retrouver. Cette façon de travailler permet vraiment de créer des liens entre tous les membres de l'équipe. Klaxoon nous rend clairement plus efficaces.

Organiser facilement une réunion d'équipe en ligne, à l'aide de templates prêts à l’emploi

Chaque matin, Thomas et son équipe travaillant à distance se réunissent pour une réunion de lancement. 

Les réunions d'équipe se tiennent généralement une fois par semaine, sur le site d'EDF, dans une salle avec des documents papier. Pour relever le défi de recréer à distance ces réunions d'équipe riches en échanges, Thomas utilise l’outil Board de Klaxoon, pour organiser les informations de manière visuelle et intelligente. 

Tous les membres de l'équipe peuvent se connecter à l'application quand ils le souhaitent, depuis n'importe quel appareil connecté, et partager toutes sortes d'idées : 

• Texte
• Idées
• Images
• Vidéos
• Liens, etc.

Lorsqu'il veut créer un Board dédié à son équipe et qu'il doit gagner du temps, Thomas se tourne vers le template de Klaxoon Sketch My Project pour s'inspirer. Il s'agit d'un modèle de Board prêt à l'emploi, pour gérer des projets à distance ou sur site. En utilisant ce template, Thomas peut très facilement recréer un espace de travail virtuel adapté aux besoins et aux contraintes de son équipe. Chacun peut contribuer à cette plateforme partagée, qui évolue en permanence pour répondre à tous les besoins.

En amont de la réunion, chacun remplit le Board avec ses idées, en utilisant les Catégories et les codes couleur définis par l'équipe. L'objectif est que tout soit prêt avant de convoquer l'équipe et que les idées soient déjà consolidées, afin d'éviter de devoir demander à chacun de partager ses idées directement et une par une. Cela permet de gagner en efficacité et en collaboration.

Maintenir l'engagement d’une équipe en réunion, et gagner en efficacité

Pour permettre à chacun de participer à la réunion, même si les participants ont peu de temps, Thomas et son équipe organisent des réunions par téléphone et sont tous connectés sur le même Board. Grâce à l’outil de synchronisation intégré, pendant la réunion, chaque membre de l'équipe peut guider les autres vers les idées qu’il a partagées sur le Board.

Cela permet de conserver de l'interactivité. En d'autres termes, même si un fichier audio est en cours de lecture, si quelqu'un veut apporter une idée, il peut l’ajouter. Cela permet également d'éviter d'avoir à interrompre quelqu'un lorsque ce n'est pas forcément son tour de parler, et cela évite aussi que tout le monde parle en même temps.

Au début de la réunion, Thomas lance une Question directement sur le Board sous la forme d'un Live Storm (ou nuage de mots), afin de capter l'attention de tous, d’évaluer l'humeur et de prendre le pouls du groupe. Cela permet de lancer les choses : "C'est un peu comme boire les trois premières gorgées de son café du matin !

Ensuite, l'équipe s’interroge sur l’état d’esprit et la situation de chacun, afin d'identifier les éventuelles difficultés et d'anticiper des besoins (remplacements, congés, etc.). Enfin, le groupe aborde l’opérationnel, et discute de la manière de diriger les différentes activités à distance et sur place.

Collaborer et gérer efficacement les projets quotidiens avec Klaxoon

En plus de l'utiliser dans les réunions d'équipe, Thomas utilise Board pour gérer et diriger les projets quotidiens. Ses objectifs : continuer à gérer les projets à distance, rester connecté et aider son équipe à travailler de chez eux de manière fluide et dans les meilleures conditions.

Thomas utilise Board tout au long de la journée, comme un outil de management visuel pour traiter les demandes et les pain points en temps réel : dès qu'un membre de l'équipe souligne un problème en postant une remarque sur le Board, il reçoit une notification, attirant son attention sur le message. 

Grâce au code couleur et aux Catégories ajoutées par le demandeur, Thomas peut immédiatement voir de quoi il s'agit, et traiter le problème rapidement. Les problèmes peuvent ainsi être résolus efficacement, sans perte de temps, afin que chacun puisse progresser sans heurts dans ses projets, même en travaillant à distance.

L'aide à distance responsabilise fortement l'équipe. Comme ils télétravaillent, tout repose sur la confiance et la responsabilité. Nous nous disons tout, c'est ainsi que nous grandissons et évoluons.

L'un des problèmes les plus courants lorsqu'une équipe travaille à distance est la prolifération des canaux de communication (emails, messagerie instantanée, SMS, appels téléphoniques, etc.) et la fragmentation ou la perte d'informations. 

Board vous permet de consolider toutes les informations et de les organiser visuellement, ce qui facilite la communication entre les membres de l'équipe, notamment grâce à l'outil Question. L'équipe dispose ainsi d'un espace de travail en ligne central et partagé.

Klaxoon est un outil fun, collaboratif, interactif, inspirant et motivant, qui vous donne le sourire en vous levant le matin.

C'est aussi un espace de travail très flexible. Thomas et son équipe ont rapidement saisi l'opportunité de l'adapter à leurs besoins. Grâce à des outils très simples, l'équipe a créé des zones supplémentaires qui lui permettent de classer et de traiter les différents sujets quotidiens au fur et à mesure qu'ils surviennent : 

• Questions opérationnelles
• Urgences
• Difficultés
• Projets à long terme
• Petites victoires quotidiennes

C’est est beaucoup plus pratique d'utiliser Klaxoon comme point de départ : tout le monde peut interagir, et nous sommes clairement plus efficaces car tout le monde part du même point. Ce qu'il faut garder à l'esprit, c'est que notre Board est en constante évolution. Dès qu'un nouveau besoin se fait sentir, nous l'adaptons et le façonnons à nos besoins. En fin de compte, lorsque vous regardez la structure du nouveau template, beaucoup de choses ont changé - je ne sais pas si vous pourriez même reconnaître le modèle original. En fait, Klaxoon a très peu de limites. La seule vraie limite est votre imagination.

Cela fonctionne pour Thomas et son équipe - pourquoi ne pas adopter vous aussi le modèle Sketch My Project ?