Mieux délivrer des projets avec de multiples parties prenantes dans la nouvelle normalité

Le challenge : aider les équipes projet à améliorer leurs performances

Vous serez sans doute surpris d’apprendre que seulement 30 % des projets en entreprise aboutissent, ce qui signifie qu’un nombre très conséquent d’entre eux seront laissés de côté. Et lorsqu’ils impliquent un grand nombre d’intervenants, parvenir à un résultat fructueux devient encore plus difficile.

Allan Ryan est ingénieur de formation, et il a passé la première moitié de sa carrière dans l’industrie, avant de rejoindre le Hargraves Institute. Fondé en 2006, l’Institut travaille avec de grandes organisations complexes basées en Australie et dans le monde entier. Il aide ces dernières à prospérer, à collaborer et à évoluer, notamment en ce qui concerne la gestion de projets (complexes) associant plusieurs parties prenantes.

Depuis le début de la pandémie en 2020, Allan Ryan a observé plusieurs tendances dans le domaine de la gestion de projet, dont la plus notable, selon lui, est le fossé qui s’est creusé entre les équipes qui ont amélioré leurs performances en s’adaptant à leur nouvel environnement de travail, et celles qui éprouvent de réelles difficultés à le faire. 

Allan Ryan fait remarquer qu’avant le Covid, l’évolution de la performance des équipes était généralement représentée par une courbe en cloche, mais que depuis la pandémie, cette courbe s’est aplanie et élargie, avec des équipes très performantes, et d’autres qui n’obtiennent guère de résultats.

Le Hargraves Institute, qui s’emploie à améliorer les performances de projets complexes, tente donc de déterminer aujourd’hui pourquoi certaines équipes peinent à être performantes, et de trouver des solutions susceptibles de contrer cette tendance.

La solution : révolutionner le travail en équipe pour garantir la confiance et la cohésion

L’innovation est et a toujours été difficile, mais la pandémie a encore accentué cette complexité. Le Hargraves Institute s’est récemment associé à Price Waterhouse, pour mener une grande enquête auprès des directeurs des systèmes d’information d’organisations basées en Australie. Les résultats, qui reflètent 1,5 million de travailleurs, ont révélé que le plus gros enjeu réside dans ces disparités de performances qui, selon Allan Ryan, résultent de l’importance croissante accordée à la dimension humaine des projets.

Allan Ryan dépeint les dix années écoulées entre 2010 et 2020 comme la décennie de la technologie (après tout, l’iPhone a entamé son ascension jusqu’à dominer son marché en 2007). À l’opposé, la décennie dans laquelle nous nous trouvons actuellement met avant tout l’accent sur l’humain. Selon lui, nous commençons alors seulement à maîtriser les technologies, et à comprendre comment les utiliser au mieux.

Sous l’angle de la gestion de projet, nous constatons qu’un plus grand nombre de personnes impliquées dans un projet en moyenne, par rapport à il y a dix ans. Pourquoi cela ? Eh bien, parce que les circonstances actuelles nécessitent d’assurer la coordination au sein des équipes (lesquelles travaillent souvent sur différents fuseaux horaires et dans différentes régions), entre les équipes, les clients et les fournisseurs. 

Nous devons organiser notre emploi du temps en travaillant à distance, tout en déplorant la réduction du nombre de moments informels sur site (discussions à la machine à café, rencontres inopinées avec des collègues dans les couloirs) qui rythmaient notre vie professionnelle au quotidien. Nous avons soif d’interactions sociales, et c’est la magie humaine qui fait naître les projets.

Que vient faire Klaxoon dans tout cela ? Eh bien, notre solution peut vous aider à protéger la diversité de vos équipes, en offrant une manière de travailler qui favorise la créativité et la collaboration et ce, où que vous soyez. Les outils de Klaxoon éliminent certaines barrières susceptibles d’entraver le travail d’équipe à distance, et la possibilité de travailler de manière asynchrone change totalement la donne. 

Les Boards de Klaxoon sont des tableaux virtuels collaboratifs qui encouragent également l’écoute et le partage, en tenant compte des membres d’équipe qui préfèrent ne pas s’exprimer au même titre que ceux qui s’expriment. En outre, les informations sont facilement accessibles aux équipes qui peuvent les partager et les actualiser intégralement à leur propre rythme.

Beaucoup s’accordent à dire que nous travaillons plus dur que jamais, mais que nous négligeons le volet qualité nécessaire à la réussite d’un travail d’équipe complexe. La question de savoir ce qui rend la gestion de projet efficace n’a donc jamais été aussi pertinente. 

Auparavant, les organisations consacraient beaucoup de temps et d’argent à réunir des personnes afin de cultiver les relations susceptibles de maintenir la cohésion des équipes lorsque celles-ci n’étaient pas rassemblées ensemble physiquement, mais c’est beaucoup moins le cas actuellement. Par conséquent, la résolution des problèmes et des conflits devient de plus en plus difficile, de même qu’il est devenu plus difficile de réunir l’intégralité des parties prenantes d’un projet dans une salle physiquement, et de réfléchir ensemble comme nous l’aurions fait par le passé.

Alors, quelles solutions à ces défis ? Les organisations qui affichent les meilleures performances nous ont délivré deux messages essentiels : les équipes doivent se sentir en confiance, et être connectées. La confiance émane de l’autonomie et d’un sentiment de progression, tandis que la cohésion a trait au sentiment d’appartenance, de confiance et d’engagement à l’égard de l’organisation dont on fait partie.

Nous savons que les meilleures équipes pour mener à bien des projets complexes sont diversifiées en termes de personnes, d’états d’esprit et de compétences. Si maximiser la diversité au sein des équipes peut parfois rendre la collaboration plus difficile, elle produit aussi de meilleurs résultats. Et l’on n’obtient aucun résultat en dictant aux personnes ce qu’elles doivent faire ; les équipes s’épanouissent lorsqu’elles disposent de l’autonomie nécessaire pour prendre leurs propres décisions, et trouver leur propre cheminement vers une solution. Klaxoon rend tout cela possible.

Le résultat : une meilleure collaboration dans les projets complexes

Une étude révèle que les équipes extrêmement connectées sont 24 % plus rentables que leurs homologues, et que les employés passent plus de la moitié de leur temps à travailler en équipe de manière collaborative, alors même que 3 entreprises sur 4 prévoient de recourir davantage au télétravail de façon permanente. En fait, on considère que la communication prend désormais 80 % du temps d’un employé moyen, et que les gens travaillent deux fois plus en équipe qu’il y a 5 ans.

Il ne fait aucun doute que le monde a subi de profondes mutations, nous devons donc envisager différentes façons de travailler. La plus évidente étant peut-être l’adoption d’une approche plus globale, avec des équipes travaillant depuis les quatre coins du monde.

Comment être alors sûrs de démarrer du bon pied ? Avant tout, mettez en place un plan d’amélioration continue. Mesurez l’impact de vos actions et, au moment de constituer votre équipe, consacrez du temps à la pratique et investissez réellement dans les personnes et les processus dont vous avez besoin. Allan Ryan suggère de penser à la manière dont fonctionne une équipe de sportifs professionnels, qui passent plus de temps à s’entraîner qu’à jouer ensemble, mais dont le résultat des uns dépend entièrement des autres.

Klaxoon vous permet d’ajuster et d’affiner vos processus en temps réel. La mise en place d’une démarche de design thinking vous permettra d’analyser en profondeur les domaines qui vous intéressent, en sachant que vous pourrez à tout moment extraire des rapports automatisés et consulter vos Boards. 

Songez à ceci : si vous disposez d’une équipe de 20 personnes et améliorez la performance de chaque membre de 5 %, cela revient à avoir une personne supplémentaire dans l’équipe. Concrètement, cela représente un gain de temps et d’argent considérable sur toute la durée de vie du projet.

Vous souhaitez réaliser des projets de meilleure qualité, même complexes ? Investissez du temps pour constituer la meilleure équipe, puis dotez-la des meilleurs outils pour accomplir son travail. Klaxoon vous permettra à tout moment de favoriser l’intelligence collective et d’exploiter des méthodes de travail innovantes.