Management 3.0 : comment lancer et piloter un projet collaboratif en mode hybride

« New Ways of Working », c’est le nom de la cellule experte de Sopra Steria dans laquelle travaillent Marie-Christine Vuong et Nathalie Mengin. La première est manager et consultante depuis 12 ans chez ce leader européen du conseil, des services numériques et de l'édition de logiciels, la seconde y est manager agile. Marie-Christine accompagne les entreprises et les organisations dans leur transformation digitale et dans l’adoption d’un management plus agile et participatif. Nathalie, quant à elle, appuie les équipes commerciales dans leurs offres afin d’y apporter dynamisme et agilité. 

La cellule New Ways of Working, spécialisée dans la transformation digitale et dans le management 3.0, place l’humain au cœur de la transformation. Marie-Christine et Nathalie sont convaincues de la puissance de l’intelligence collective, de la richesse des différences culturelles et de la nécessité de faire évoluer le management traditionnel vers un modèle plus collaboratif. Leur objectif est d’obtenir des bénéfices durables pour leur clientèle, en incluant notamment des méthodes agiles.

Le challenge : mener à bien un projet d’envergure en collaborant à distance

Sopra Steria met en place des projets de grande envergure avec des experts dans 25 pays. L’un de ces grands programmes de transformation concerne pas moins de 150 personnes, avec un périmètre de 240 applications à gérer. Dans le cadre de ce projet, l’équipe de Sopra Steria et leur client devaient travailler de façon hybride entre la France, l’Allemagne et l’Inde.

« One project, one team », voilà le mantra de Marie-Christine et Nathalie pour ce projet nécessitant d’harmoniser les processus et les outils, mais aussi d’impulser un véritable esprit d’équipe et une volonté commune de recherche de l’excellence. Nathalie résume :

On doit pouvoir impliquer l’ensemble des acteurs d’un projet, peu importe leur localisation, pour coconstruire une transformation de manière à ce qu’elle soit efficace et durable. On cherchait un outil pour digitaliser notre approche, et on a trouvé Klaxoon.

La solution : organiser des ateliers collaboratifs et agiles

Pour faire avancer le projet, Marie-Christine et Nathalie ont initié plusieurs ateliers à distance, organisés sur le tableau blanc virtuel de Klaxoon, Board.

Une matrice RACI coconstruite

Le RACI est un outil permettant de définir les rôles et les responsabilités de chacun. Si cette matrice est souvent réalisée par le chef de projet en amont de son lancement, Marie-Christine et Nathalie en ont concocté une version plus collaborative et participative, afin que chaque membre de l’équipe projet y adhère.

Pour faciliter cette cocréation, l’équipe de Sopra Steria a utilisé le template RACI de Klaxoon, un modèle prêt à l’emploi. Elle l’a ensuite personnalisé pour structurer l’atelier en trois étapes simples. Les deux premières se sont déroulées de manière asynchrone : les participantes et participants ont d’abord identifié de leur côté les différentes parties prenantes et les tâches ou livrables principaux, avant de les inscrire sur le Board. Un temps de réflexion avant l’atelier qui a permis d’éviter de monopoliser un temps précieux et de mieux se concentrer, au moment de la réunion, sur la partie du brainstorming dédiée à la convergence des idées : à chaque tâche son RACI, avec ses quatre rôles clairs (« Responsible », « Accountable », « Consulted » et « Informed »).

Ultime étape de cet atelier : un vote de confiance. Avec l’outil Question de Klaxoon, un clic suffit pour s’assurer de l’engagement et de l’approbation de tous. De quoi valider le travail réalisé en amont.

Un atelier de gestion de projet agile et ludique

Au programme de ce projet de transformation, un autre atelier, celui des ambitions. Très visuel, « Remember the Future » structure la pensée en invitant les participantes et participants à imaginer la réussite du projet pour mieux revenir sur les différentes étapes qui peuvent les y mener. 

Pour cela, Marie-Christine et Nathalie ont conçu un Board qui se lit de droite à gauche : 

• Les planètes représentent les réalisations réussies ;
• Les astéroïdes sont les obstacles et les freins rencontrés avant d’atteindre les planètes ;
• Les propulseurs sont les leviers et les forces de votre entreprise ;
• La base de lancement incarne les actions à mettre en place pour atteindre les objectifs.

Cet atelier agile permet de fédérer sur le « pourquoi » et libérer sur le « comment ». L’équipe converge autour d’une vision commune et est libre de choisir le chemin à emprunter pour atteindre ses objectifs. Le tout en postant tout simplement ses idées sur un whiteboard avec la méthodologie ad hoc.

Weekly : une réunion hebdomadaire à l’image de l’équipe

Pour mettre en place un rituel hebdomadaire interactif et efficace, Marie-Christine et Nathalie se sont inspirées du template Weekly, personnalisé en quelques clics pour qu’il corresponde à l’équipe et à son mode de fonctionnement. Pour le coconstruire, le manager de l’équipe a exprimé ce qu’il avait besoin de savoir et ses N-1 ce qu’ils voulaient partager et voir partagé par les autres. 

Un tableau occupe un premier espace du Board. En colonne, on retrouve la photo et le nom des différents membres de l’équipe projet et, en ligne, leur météo intérieure, les faits marquants de leur semaine, les événements importants à venir et les points durs. Les idées sont envoyées en amont de la réunion, de manière asynchrone, à l’aide d’un code couleur précis : 

• en jaune, pour info ; 
• en vert, c’est nouveau ; 
• en rouge, c’est critique ; 
• en bleu, c’est une action. 

Pendant la réunion, chaque membre de l’équipe présente ses idées. Mais s’il y a un absent, la magie du management visuel opère : il suffit de lire les idées (en particulier celles en rouge) pour capter l’essentiel. 

À droite du tableau, un espace vierge est dédié aux décisions prises lors de l’échange, pour garder une trace ; un autre aux actions à mettre en œuvre, sous forme de Kanban ; et un dernier aux risques identifiés, sous forme de matrice. 

Pour Marie-Christine, les bénéfices sont clairs :

Le temps de parole est équitablement distribué, on libère la parole et on évite les réunions qui traînent en longueur, chronophages et inutiles.

Le résultat : des équipes engagées, alignées et synchronisées, même à distance

« Klaxoon a renforcé notre capacité à travailler à distance et en hybride », affirme Nathalie. Sopra Steria travaille depuis longtemps avec l’Inde, par exemple, mais aussi plus récemment avec le Canada. Avec la Workshop Platform, les fuseaux horaires ne sont plus des barrières. Bien au contraire. « Les clients accompagnés pour la première fois pendant le confinement nous ont dit avoir été bluffés », confie Nathalie.

Avec la Workshop Platform, tous les membres d’une équipe projet sont invités à participer selon leurs propres modalités et leur propre temporalité. En asynchrone, où qu’elles soient, en prenant la parole ou en envoyant une idée, un dessin, un document… « Les équipes sont alignées et synchronisées », conclut Marie-Christine. Elles sont impliquées et travaillent ensemble pour atteindre les objectifs communs qu’elles se sont fixées. 

Découvrez ou redécouvrez l’intégralité du webinar Klaxoon avec Marie-Christine Vuong et Nathalie Mengin, disponible également sur notre chaîne Youtube.