Les sept bonnes pratiques pour favoriser la participation et l’engagement dans vos workshops

« Le pouvoir de la question est la base de tout progrès humain » disait Gandhi. Ce sont les questions qui permettent de donner des réponses. Même la question la plus simple, à première vue. Par exemple, « Et toi ? » Voilà une question très commune. Elle a pourtant un effet insoupçonné : inviter votre interlocuteur à vous répondre. Et ce, quel que soit le sujet. D’un simple « Ça va et toi ?» jusqu’à « J’étudie la mécanique des fluides et toi ? » Il s'agit d'un moyen de générer une interaction. Or, si vous travaillez en équipe, vous savez comme il peut être compliqué de favoriser les échanges et d'ainsi aller chercher l'engagement et la participation de tous et toutes.

Pourtant, ces deux ingrédients constituent le meilleur mélange pour obtenir des résultats, particulièrement lors de vos workshops. Encore mieux qu’une formule miracle à la « Et toi ? », voici sept bonnes pratiques à suivre pour favoriser la participation et l’engagement dans tous vos workshops. Les essayer, c’est les adopter !

Posez-vous les bonnes questions avant de démarrer

Vous lanceriez-vous dans un marathon sans n’avoir jamais effectué le moindre entraînement ? Peu probable. Un workshop, c’est la même chose. Il faut une bonne préparation pour en tirer des résultats. 

Et en premier lieu, vous assurer de la pertinence du sujet pour votre audience. Est ce que mon workshop sera utile ? À qui ? Pourquoi ? Il vous faut répondre à ces questions.

C’est exactement la réflexion de Céline Varenne Souchon, dans le cadre d’un projet pour la mairie du 1er arrondissement de Lyon. Alors que la ville souhaite piétonniser une rue, la question des usages est centrale. Pour y répondre, les habitants et habitantes du quartier sont plus que nécessaires. Ils sont les plus à même de savoir si la transformation est pertinente, et surtout comment la mener. Alors, pourquoi ne pas organiser un workshop de réflexion collective sur le sujet ? C’est le choix de Céline qui sollicite les riverains lors d’une réunion publique afin de recueillir leurs avis et leurs idées sur le projet. 

Habituée de ce type de concertation, Céline sait que cette démarche est pertinente pour son public et s’assure d’obtenir une participation importante.

Une fois, la démarche actée, se pose la question de la meilleure méthode pour obtenir des résultats. Choisissez la vôtre en fonction des objectifs de votre workshop.

C’est également ce que fait Céline qui choisit d’utiliser la méthode Speedboat pour recueillir tous ses témoignages. Une méthode de management visuelle qui schématise tous les enjeux du projet en utilisant l’image d’un bateau voguant vers une île. L’île représente l’objectif à atteindre, la voile du bateau les aspects moteurs du projet, l’ancre ce qui peut le freiner, les récifs les dangers à éviter. 

Grâce à cette représentation visuelle, les riverains peuvent très facilement se représenter toutes les dimensions de la rénovation et répondre en connaissance de cause aux questions de Céline.

Vous aussi, pour vos workshops, appuyez-vous sur des méthodes collaboratives qui ont fait leurs preuves. 

Vous souhaitez faire un workshop de suivi de projet ? Dirigez vous vers un Kanban ou vers la méthode SMART. S’il tourne plutôt autour de la formation, vous aurez alors besoin d’un plan ou d’un déroulé pédagogique. 

Grâce aux templates créés à partir de ces méthodes, vous pouvez vous concentrer sur le fond et vous laisser guider pour l’aspect visuel et thématique de votre workshop.‍

Sollicitez vos équipes avant même le début du workshop

Si vous avez les moyens de contacter les personnes participantes, sollicitez-les en amont de votre temps en commun. Ainsi, ils prennent connaissance du sujet abordé à leur rythme et préparent des questions. Le bénéfice ? Vous les mettez dans une logique de participation et partage avant même que le workshop n'ait commencé !

C’est la méthode employée par Sophie Delile et Adèle Galey de l’école Ticket for Change pour l’animation de leurs comités de décision stratégiques. Avant chaque workshop, les membres du comité doivent prendre connaissance des sujets qui seront abordés. Ce travail préalable permet de consacrer le temps en commun au débat des sujets et à la prise de décision. Grâce à cette prise de renseignements, les participants sont plus à l’aise à l’idée de donner leur avis sur chaque sujet, et ils peuvent tous s’exprimer.

Guidez le groupe au travers de la réflexion

Il est temps de passer de la théorie à la pratique. Sur le papier, tout est prêt. Vos sujets sont connus, vos participants sont présents, rien ne peut capoter. C’est comme passer un examen, vous avez révisé, vous connaissez votre cours, maintenant il faut réussir. Et pour tirer le meilleur de vos participants, jouer le rôle de facilitateur est tout indiqué.

En bref, la facilitation consiste à fournir des conseils au groupe afin de progresser ensemble vers un objectif commun.

Rassurez-vous tout de suite, vous n’avez pas besoin d’être extraverti ou expert du sujet pour être un facilitateur : tout se joue dans le rythme et la dynamique que vous allez insuffler à votre groupe. Il vous faut questionner, orienter, relancer, reformuler, donner la parole, séquencer. En clair, allez chercher vos participants pour qu’ils se sentent inclus et qu’ils aient envie de participer. Soyez un guide plutôt qu’un héros.

À tout moment, rappelez les objectifs

Quels sont vos objectifs et en quoi sont-ils intéressants pour votre audience ? Vous vous rappelez, c’était la toute première étape ! Rappelez-les aux personnes présentes et insistez sur la dimension utile et exploitable de vos objectifs. Par exemple, pour un workshop de synchronisation, vous pouvez préciser qu’à l’issue de celui-ci, chaque participant aura le niveau d’information suffisant sur l’activité de chacun pour collaborer efficacement. Vous rendez votre workshop plus concret. Vous verrez que la participation n’en sera que meilleure.

C’est une étape clé dans la démarche d’un workshop. Pendant ses workshops, Jérôme Rajkovic, coach agile chez Inetum, passe toujours par cette phase de cadrage des objectifs. « Cela permet d’aligner les équipes participantes, de présenter le plan et la roadmap pour atteindre nos objectifs.» C’est d’autant plus important lorsque Jérôme organise des cérémonies de PI Planning (une des étapes de l'implémentation de la méthode agile dite SAFe) dont l’un des objectifs est d’obtenir un maximum de participation.

Misez sur l’icebreaker pour faciliter la participation

Dès le début de votre workshop, installez un climat de confiance pour récolter un maximum de participation ! Et rien de mieux qu’un icebreaker pour que tout le monde se sente à l’aise et se mette dans les meilleures dispositions pour échanger. Il en existe de toutes sortes. Certains pour s’amuser, d’autres pour apprendre à mieux se connaître, et d’autres encore qui permettent les deux à la fois ! Ils peuvent durer de 5 à 20 minutes. À vous de choisir ce qui vous convient le mieux, et ce qui vous servira le plus pour la suite de votre workshop.

Autre avantage, vous pouvez faire des icebreakers pour absolument tous les types de workshops. Formation, gestion de projet, synchronisation, rituels d’équipes, il y en a forcément un qui correspond à votre besoin.

‍Pascal Lestideau, responsable formation au sein d’Harmonie Mutuelle, entame toujours ses parcours d’intégration pour les nouveaux arrivants par un icebreaker. Comme il l’explique lui-même : « C’est intéressant qu’ils puissent mettre un petit peu d'eux-mêmes, qu'ils commencent à se livrer au reste du groupe, puisque pour l'instant ils ne se sont jamais rencontrés. L'objectif, c'est vraiment aussi de créer du lien entre eux et de créer une équipe, pour pouvoir partager par la suite. » Si tout se passe bien, après dix minutes, vous avez déjà fait participer l’intégralité de votre groupe.

Alternez les formats de partages

Dans vos groupes, vous l’avez peut-être remarqué, certains sont très à l’aise à l’oral, d’autres moins, certains aiment le travail en groupe, d’autres préfèrent travailler en autonomie. Bref, il y a beaucoup de variété. Faites-en un atout et multipliez les formats, les façons de travailler et les méthodes collaboratives. À vous de choisir pour rythmer le workshop !

Utilisez des tableaux, des Post-it ou des outils virtuels comme un whiteboard digital pour que ceux qui préfèrent l’écrit puissent eux aussi se sentir à l’aise pour s’exprimer. Plus vous ouvrez le champ des possibilités pour inclure un maximum de personnes, plus vous aurez de participation, parce que vous saurez atteindre chaque individu.

Petit conseil complémentaire, particulièrement utile si votre workshop est organisé de façon hybride. Demandez à tout le monde d’allumer la caméra de son ordinateur, y compris ceux en salle. Cela met tous les participants sur un pied d’égalité et vous permet de repérer des signaux en communication non verbale : un sourcil qui se lève dubitatif, un hochement de tête approbateur ou désapprobateur. Sautez sur l’occasion pour poser une question et engager l’échange.

Maintenant que vous avez les clés pour guider votre groupe, vous êtes prêts pour en tirer le meilleur parti.

Posez des questions à votre groupe

Le pouvoir de la question. Vous vous rappelez ? C'est en posant des questions que les bonnes équipes deviennent excellentes. Ce constat est partagé par Hal Gregersen, directeur exécutif du MIT Leadership Center. Pendant plus de 30 ans, il a étudié les raisons de la surperformance des grands décideurs : elle tient dans leur exceptionnelle capacité à poser des questions. Une communication efficace repose d’abord sur des questions. Marilee Adams est professeure adjointe à l’American University’s School of Public Affairs et a consacré sa carrière à ce sujet épineux de la question en entreprise. Ses travaux montrent qu’une communication efficace repose sur 80% de questions et 20% d’affirmations.

Donc, posez des questions ! C’est à vous de  créer les moments où les idées, les intuitions, les avis doivent nourrir votre workshop. Alors n’hésitez pas et interpellez votre public.

Et là, les moyens sont pratiquement infinis. Dans vos workshops vous pouvez écrire, voter, lancer un brainstorming, dessiner, fabriquer un objet. Plus vous incitez vos talents à devenir acteurs et actrices de votre workshop, plus vous pourrez générer de l’engagement et obtenir d’excellents résultats. La preuve avec Julia Cantel.

‍Julia gère une association au Royaume-Uni pour aider les familles françaises expatriées. Pour animer son association et la développer, elle organise régulièrement des workshops. Et elle joue à fond la carte de la stimulation et de la variété d’activité pour ses membres.

Lors de mes workshops avec l’outil Session, j’insère plein d’activités différentes. J’utilise l’outil Nuage de Mots pour connaître l’humeur du jour, je pose des questions en direct pour avoir le feedback des différents participants. Avec Board, j’organise des séances de brainstorming pour générer de nouvelles idées.

Facilitatrice et force de proposition, Julia tire le meilleur des membres de son association. Aujourd’hui, ses workshops génèrent pratiquement 100% de participation, et les adhésions à son association ont grimpé en flèche. En seulement six mois, son association s’est étoffée de 10 à 45 membres. Un vrai succès.

Grâce à ces différentes bonnes pratiques, vous avez désormais toutes les cartes en main pour générer un maximum de participation dans tous vos groupes et pour tous vos workshops.